Miliony w aktywie, tysiące w stratach. Kto pilnuje wyniku farmy PV?

Brak Asset Management może kosztować właściciela instalacji znacznie więcej niż sama awaria. 

Awaria falownika, transformatora albo systemu komunikacji jest widoczna. Znacznie trudniej zauważyć straty, które powstają obok niej: niewykorzystaną ochronę ubezpieczeniową, utratę możliwości skutecznego dochodzenia roszczenia gwarancyjnego, brak danych potwierdzających skutki przestoju, karę umowną czy koszt wynikający z niedotrzymania określonego terminu. Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera Asset Management farmy PV.

Farma może zostać naprawiona, wrócić do produkcji i z technicznego punktu widzenia funkcjonować prawidłowo, a mimo to jej właściciel może nie odzyskać pieniędzy, które przy właściwym zarządzaniu aktywem mogłyby zostać zabezpieczone lub dochodzone.

Właśnie w tym miejscu zaczyna się zarządzanie aktywem. Nie jest ono kolejną nazwą serwisu technicznego. Jego zadaniem jest połączenie danych z instalacji, umów, gwarancji, ubezpieczeń, obowiązków formalnych i rozliczeń w jeden proces, którego celem jest ochrona interesu właściciela oraz wyniku finansowego aktywa.

Sama polisa nie gwarantuje wypłaty!

Na rynku funkcjonują ubezpieczenia obejmujące m.in. utratę zysku, również w następstwie określonych szkód rzeczowych lub uszkodzeń maszyn. Nie oznacza to jednak, że każda przerwa w produkcji automatycznie prowadzi do wypłaty odszkodowania.

Zakres ochrony zależy od konkretnej polisy i jej warunków. Znaczenie mają między innymi rodzaj zdarzenia bazowego, zakres odpowiedzialności ubezpieczyciela, okres odszkodowawczy, udział własny, limity, wyłączenia odpowiedzialności oraz sposób dokumentowania szkody. Po wystąpieniu zdarzenia konieczne może być wykazanie jego przyczyny, czasu trwania, zakresu uszkodzeń oraz skutków finansowych – ustalanych zgodnie z warunkami konkretnej polisy.

W zależności od charakteru szkody i zapisów umowy ubezpieczenia znaczenie mogą mieć między innymi: dane produkcyjne, pomiary napromieniowania, historia alarmów, raporty serwisowe, protokoły przeglądów czy dokumentacja potwierdzająca sposób eksploatacji instalacji. Jeżeli dane są niepełne, niespójne albo rozproszone pomiędzy kilkoma wykonawcami, właściciel rozpoczyna proces likwidacji szkody z dużo słabszą dokumentacją. Problemem może być również brak wymaganych przeglądów, niezrealizowane zalecenia lub brak potwierdzenia reakcji na wcześniejsze alarmy. Ostateczna decyzja zawsze zależy od warunków polisy oraz okoliczności konkretnej szkody, ale uporządkowana dokumentacja znacząco ułatwia właścicielowi wykazanie zasadności i wysokości roszczenia.

Dokument, którego zabrakło, może mieć wymierną cenę

Farma PV funkcjonuje w otoczeniu wielu umów, procedur i obowiązków. W zależności od modelu inwestycji właściciel pozostaje w relacjach m.in. z operatorem systemu dystrybucyjnego, sprzedawcą energii, podmiotem odpowiedzialnym za bilansowanie (POB), bankiem, ubezpieczycielem, wykonawcą EPC, producentami urządzeń, operatorem technicznym, serwisem czy kontrahentem PPA. Do tego dochodzą obowiązki sprawozdawcze i administracyjne. Każda z tych relacji może mieć własne terminy, wymagania informacyjne, procedury zgłoszeń oraz zasady odpowiedzialności.

Brak właściwego nadzoru może prowadzić między innymi do:

• niedotrzymania terminu zgłoszenia szkody, wady lub roszczenia;
• upływu terminu gwarancji albo terminu przewidzianego na dokonanie zgłoszenia;
• braku raportu albo dokumentu wymaganego przez umowę, instytucję finansującą, ubezpieczyciela lub obowiązki sprawozdawcze;
• naliczenia kar umownych albo powstania kosztów wynikających z niewykonania zobowiązania;
• utraty możliwości skutecznego wykazania odpowiedzialności wykonawcy, producenta albo serwisu;
• błędnych lub niepełnych rozliczeń energii, dostępności czy parametrów gwarantowanych;
• braku wystarczających danych do rzetelnego określenia utraconej produkcji i jej skutku finansowego.

W praktyce nie wystarczy posiadać dokument. Musi on zawierać właściwe informacje, zostać skierowany do odpowiedniego podmiotu i trafić do niego we właściwym czasie.

Asset Manager prowadzi kalendarz obowiązków, rejestr gwarancji i roszczeń oraz repozytorium dokumentacji. Zdarzeniom istotnym dla aktywa nadaje status, termin dalszego działania i – jeśli jest to potrzebne – uruchamia proces analizy przyczyny źródłowej. Dzięki temu pojedyncze zaniedbanie administracyjne nie musi przekształcić się w realną stratę finansową.

Najdroższa strata to ta, której nikt nie przypisał

Zdarzenie techniczne samo w sobie nie mówi jeszcze właścicielowi, jaki będzie jego rzeczywisty skutek finansowy ani do którego podmiotu należy skierować zgłoszenie lub roszczenie. Asset Manager wykorzystuje raporty operatora technicznego, dane produkcyjne i rozliczeniowe oraz dokumentację kontraktową, aby określić skutki zdarzenia dla aktywa i właściciela. Analizuje również, czy dane zdarzenie może być objęte gwarancją, ochroną ubezpieczeniową, odpowiedzialnością kontraktową wykonawcy lub innym mechanizmem zabezpieczającym interes inwestora.

W bardziej złożonych przypadkach przygotowuje dokumentację i podstawę do dalszej analizy przez brokera, ubezpieczyciela, kancelarię prawną lub inny właściwy podmiot. Jeżeli tego procesu zabraknie, naprawa może zostać zakończona bez rozliczenia pełnych konsekwencji zdarzenia. Właściciel ponosi wtedy nie tylko koszt przestoju. Może również utracić możliwość skorzystania z gwarancji lub ochrony ubezpieczeniowej albo skutecznego dochodzenia kary umownej, odszkodowania czy innego roszczenia.

Zadaniem Asset Management jest więc doprowadzenie sprawy od informacji o zdarzeniu aż do finansowego i dokumentacyjnego zamknięcia procesu.

Gwarancja działa tylko wtedy, gdy ktoś nią zarządza

Nowa instalacja może być objęta równolegle gwarancjami producentów modułów, falowników, transformatorów i systemów komunikacji, gwarancją wykonawcy EPC, a także uzgodnionymi parametrami dostępności lub wydajności.

Każdy dokument może określać inne terminy, procedury zgłoszenia, wymagania dowodowe oraz wyłączenia odpowiedzialności. Bez jednego, uporządkowanego rejestru łatwo przeoczyć termin, wysłać niepełne zgłoszenie albo zamknąć naprawę bez sprawdzenia, czy po ponownym uruchomieniu instalacja rzeczywiście odzyskała oczekiwane parametry. Dlatego przed zakończeniem okresu gwarancyjnego warto przeprowadzić przegląd otwartych usterek, zweryfikować powtarzające się zdarzenia i zgłosić komplet roszczeń wymagających zabezpieczenia.

W przeciwnym razie koszt naprawy może ostatecznie pozostać po stronie właściciela, mimo że przy odpowiednio wcześniejszym działaniu mógł zostać skierowany do innego podmiotu.

Profesjonalnie prowadzony Asset Management prowadzi takie zdarzenie od jego identyfikacji do potwierdzonego zamknięcia. Obejmuje to zebranie danych, identyfikację właściwej ścieżki roszczeniowej, pilnowanie terminów, koordynację stron, kontrolę realizacji naprawy oraz weryfikację efektów po ponownym uruchomieniu instalacji.

Asset Manager prowadzi sprawę po stronie właściciela

Asset Management patrzy na farmę przede wszystkim z perspektywy właścicielskiej. Łączy dokumentację techniczną otrzymywaną od wykonawców i operatorów z umowami, polisami, gwarancjami, rozliczeniami energii, budżetem oraz obowiązkami raportowymi. Na tej podstawie identyfikuje konsekwencje zdarzenia, podmiot, do którego zgodnie z dokumentacją należy skierować sprawę, oraz działania potrzebne do ochrony praw i przychodu właściciela.

Asset Manager zabezpiecza dowody, pilnuje terminów, koordynuje korespondencję i kontroluje status otwartych spraw. Właściciel nie musi samodzielnie ustalać, czy zdarzenie należy skierować do wykonawcy EPC, producenta urządzenia, ubezpieczyciela, brokera, sprzedawcy energii, POB czy innego kontrahenta.

Powinien natomiast otrzymać uporządkowaną rekomendację, dokumentację i informację o potencjalnym skutku finansowym.

Co powinien otrzymywać właściciel farmy?

Dobrze prowadzony Asset Management nie kończy się na miesięcznym zestawieniu produkcji. Raport właścicielski powinien pokazywać nie tylko to, ile energii farma wyprodukowała, ale również co wydarzyło się w danym okresie, jakie konsekwencje finansowe mogły mieć poszczególne zdarzenia i jakie działania są obecnie prowadzone.

Właściciel powinien widzieć przede wszystkim:

• ile energii instalacja wyprodukowała i ile mogła wyprodukować w danych warunkach;
• które zdarzenia spowodowały utratę energii lub przychodu;
• jaka jest potencjalna wartość finansowa poszczególnych strat;
• do którego podmiotu skierowano zgłoszenie lub roszczenie;
• z jakiej gwarancji, polisy albo umowy może wynikać podstawa do dalszego działania;
• jakie terminy, raporty i obowiązki wymagają reakcji;
• jaki jest status napraw, reklamacji i roszczeń;
• czy problem został rzeczywiście rozwiązany i czy wynik instalacji powrócił do oczekiwanego poziomu.

Dopiero taki raport daje właścicielowi możliwość zarządzania aktywem na poziomie biznesowym, a nie jedynie obserwowania jego produkcji.

Jak strata powstaje w praktyce

Scenariusz pierwszy – szkoda i utrata przychodu. Awaria transformatora zatrzymuje produkcję. Naprawa zostaje wykonana, ale właściciel nie posiada spójnej historii alarmów, danych pogodowych, raportu opisującego przyczynę zdarzenia ani wyliczenia produkcji oczekiwanej. W zależności od warunków polisy ubezpieczyciel może oczekiwać właśnie takich danych do oceny zasadności i wysokości roszczenia. Koszt braku uporządkowanej dokumentacji ujawnia się więc nie w momencie awarii, ale wtedy, gdy właściciel musi wykazać jej finansowe konsekwencje.

Scenariusz drugi – upływ gwarancji. Falownik pracuje niestabilnie, ale kolejne zdarzenia są zamykane jako pojedyncze alarmy. Dopiero po pewnym czasie okazuje się, że problem miał charakter powtarzalny. Jeżeli wcześniej nie prowadzono rejestru usterek, nie analizowano trendu i nie zabezpieczono zgłoszenia w okresie przewidzianym dokumentacją gwarancyjną, możliwość dochodzenia naprawy od producenta może zostać istotnie ograniczona. Koszt pozostaje wtedy po stronie właściciela.

Scenariusz trzeci – termin zapisany w umowie. Raport, zgłoszenie albo potwierdzenie wykonania obowiązku nie trafia do właściwego podmiotu w wymaganym czasie. Instalacja może działać prawidłowo, a mimo to po stronie właściciela powstaje kara umowna, dodatkowy koszt, korekta rozliczenia albo spór dotyczący odpowiedzialności. Asset Management pilnuje więc nie tylko treści dokumentu, ale także jego adresata, terminu oraz dowodu przekazania.

Audyt Zerowy pokazuje, gdzie uciekają pieniądze

ASO Energy PRO rozpoczyna współpracę od bezpłatnego Audytu Zerowego Asset Management. Analizujemy umowy, polisy, gwarancje, rejestry zdarzeń i roszczeń, raporty produkcyjne, obowiązki sprawozdawcze, sposób prowadzenia rozliczeń oraz podział odpowiedzialności pomiędzy uczestnikami projektu.

Celem audytu jest wskazanie obszarów, w których właściciel aktywa może tracić przychód, ponosić nieuzasadnione koszty albo utracić możliwość skutecznego dochodzenia swoich praw.

ASO Energy PRO porządkuje informacje dotyczące aktywa, prowadzi kalendarz obowiązków, kontroluje terminy i wspiera właściciela w egzekwowaniu praw wynikających z umów, gwarancji oraz ubezpieczeń. Nie zastępuje ubezpieczyciela, brokera, doradcy prawnego ani podmiotu odpowiedzialnego za podejmowanie decyzji handlowych. Tworzy natomiast uporządkowaną podstawę, dzięki której właściciel wie, co się wydarzyło, jaki jest tego koszt, kto powinien zająć się sprawą i jakie działania należy podjąć, aby chronić wynik finansowy aktywa.

Zacznij od bezpłatnego Audytu Zerowego!

asoenergy.pro | oferty@asoenergy.pro | tel. 720 720 721

ASO Energy PRO – materiał sponsorowany