Koniec z Excelem w biopaliwach. Unijna Baza Danych wymusza raportowanie w czasie rzeczywistym

Unijny rynek bioenergii wchodzi w nową erę cyfryzacji. Unijna Baza Danych, kluczowe narzędzie unijnych dyrektyw RED II i RED III, wdraża system raportowania transakcji w czasie rzeczywistym. Dla producentów, handlowców i dostawców paliw odnawialnych oznacza to koniec ery papierowych certyfikatów i konieczność natychmiastowego cyfryzowania łańcucha dostaw.

Unijna Baza Danych (Union Database for Biofuels, UDB) to centralny system Komisji Europejskiej służący do monitorowania i śledzenia pochodzenia oraz obiegu gazowych i płynnych paliw odnawialnych. Raportowanie w czasie rzeczywistym to wymóg natychmiastowego cyfrowego rejestrowania transakcji i certyfikatów w całym łańcuchu dostaw, co ma na celu uszczelnienie rynku i zapobieganie oszustwom.

W UDB firmy z branży biopaliw muszą zapisywać każdą transakcję, tj. kupno biomasy, sprzedaż biopaliwa, transport, certyfikaty pochodzenia. Od teraz każdy taki krok musi być wpisany do systemu od razu, a nie „na koniec miesiąca”.

REKLAMA

Nowy system UDB zmienia zasady raportowania w sektorze biopaliw

Wprowadzenie Unijnej Bazy Danych oznacza odejście od dotychczasowego modelu raportowania w sektorze biopaliw i energii. System wymusza przejście z arkuszy kalkulacyjnych i dokumentacji papierowej na zintegrowane rozwiązania cyfrowe, w których dane są raportowane w czasie rzeczywistym.

Zmiana ta jest bezpośrednio związana z regulacjami RED II/III i obejmuje cały łańcuch dostaw biopaliw, biopłynów oraz paliw z biomasy.

Raportowanie w czasie rzeczywistym i spójność danych

W systemie UDB każda transakcja musi być natychmiast odzwierciedlona w bazie danych i zgodna z bilansem masy. Oznacza to, że dane nie mogą być wprowadzane zbiorczo ani z opóźnieniem, jak miało to miejsce w dotychczasowych systemach opartych na arkuszach kalkulacyjnych.

Eksperci wskazują, że przy rosnącej złożoności regulacyjnej RED II/III ręczne zarządzanie danymi generuje istotnie wyższe ryzyko błędów, które mogą wpływać na ciągłość operacji handlowych. Według ich analiz, ryzyko to może być znacząco wyższe niż w systemach cyfrowych opartych na automatycznej walidacji danych.

Koniec modelu pracy opartego na arkuszach kalkulacyjnych

Wprowadzenie UDB oznacza konieczność przebudowy sposobu organizacji pracy związanego z przestrzeganiem przepisów w wielu przedsiębiorstwach, szczególnie tych, które dotychczas wykorzystywały arkusze Excel jako podstawowe narzędzie pracy.

System wymaga bieżącej aktualizacji danych, co sprawia, że tradycyjne metody raportowania stają się niewystarczające w kontekście skali operacji i wymagań regulacyjnych. W efekcie arkusze kalkulacyjne są coraz częściej traktowane jako rozwiązanie o ograniczonej skalowalności.

Zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwach

Wdrożenie UDB w codziennej działalności firm wiąże się nie tylko z implementacją technologii, ale również ze zmianami organizacyjnymi. Proces raportowania staje się integralną częścią operacji biznesowych, a błędy w danych mogą bezpośrednio wpływać na możliwość realizacji transakcji.

Delfina Rogowska, Kierownik Biura Systemów Certyfikacji Biomasy w KZR, wskazuje, że przedsiębiorstwa, które przygotowują się do zmian z odpowiednim wyprzedzeniem, ograniczają ryzyko zakłóceń operacyjnych po wejściu obowiązku w życie. Zwraca ona uwagę, że wdrożenie systemu w wielu przypadkach wymaga reorganizacji sposobu pracy w firmach.

REKLAMA

KZR to system certyfikacji związany z unijnymi regulacjami dotyczącymi zrównoważonego rozwoju w sektorze biopaliw i biomasy. W praktyce zajmuje się on weryfikacją całego łańcucha dostaw – od pochodzenia surowców po końcowe produkty – oraz potwierdzaniem, że spełniają one wymagania dyrektyw RED II i RED III. Jego rolą jest zapewnienie, że firmy działające w tym sektorze funkcjonują zgodnie z unijnymi standardami środowiskowymi i raportowymi.

Automatyzacja i walidacja danych u źródła

Rosnąca skala danych wynikająca z wymogów RED II/III sprawia, że ręczne wprowadzanie informacji staje się nieefektywne. W modelu UDB błędy w danych mogą skutkować ograniczeniem możliwości realizacji transferu towarów.

Rafał Barański, CEO braf.tech, wyjaśnia, że kluczowe znaczenie ma zapewnienie spójności danych już na etapie ich powstawania. Wskazuje on, że automatyczna walidacja informacji pozwala eliminować błędy ludzkie i utrzymywać zgodność z wymaganiami unijnymi w czasie rzeczywistym, co wpływa na stabilność operacyjną przedsiębiorstw.

Braf.tech to firma technologiczno-doradcza, która wspiera przedsiębiorstwa w dostosowywaniu się do wymogów regulacyjnych poprzez rozwiązania informatyczne i procesowe. Zajmuje się m.in. wdrażaniem narzędzi do raportowania, automatyzacji danych oraz zarządzania zgodnością z przepisami, szczególnie w obszarach takich jak regulacje RED II/III czy audyt danych.

Audyt „Zero Zero” i przygotowanie operacyjne

Eksperci wskazują na konieczność przejścia z podejścia reaktywnego na proaktywne w zakresie przygotowania do UDB. W tym kontekście rekomendowany jest model oparty na sześciu obszarach gotowości operacyjnej:

• weryfikacja kompletności danych przed ich wysyłką w ramach audytu „Zero Zero”,
• testy zdolności do raportowania w czasie rzeczywistym,
• opracowanie planów awaryjnych dla procesów operacyjnych,
• integracja systemów i automatyzacja walidacji danych,
• zapewnienie cyberbezpieczeństwa zgodnego z ISO 27001,
• możliwość szybkiego odtworzenia historii transakcji na potrzeby audytów.

Podkreśla się, że w modelu UDB jakość danych staje się bezpośrednio powiązana z ciągłością operacyjną przedsiębiorstw, ponieważ błędy mogą skutkować wstrzymaniem transakcji lub dostaw.

Cyfryzacja jako element zmian regulacyjnych

Wprowadzenie UDB stanowi element szerszego procesu cyfryzacji i uszczelniania systemu raportowania w sektorze biopaliw. Nowe regulacje powodują, że dane operacyjne muszą być przetwarzane w sposób ciągły, z zachowaniem pełnej zgodności z wymogami unijnymi.

Zmiana ta obejmuje zarówno aspekty technologiczne, jak i organizacyjne, wpływając na sposób zarządzania danymi w całym łańcuchu dostaw.